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打电话的基本礼仪
发表时间: 2011-05-05   来源:      字体:[][][] [打印] [关闭]

    电话在现代商务活动中,应用范围非常广。我们在用电话进行沟通的时候需要注意哪些细节呢?我们分成电话接听和主动拨打两部分来介绍。
  
  1.电话接听
  
  在电话接听的时候要特别注意,电话铃响时间不要过长,一般是三声,我们就要接听电话,同时报出自己的称谓,最标准的方法是说:“你好”。根据不同企业的特点,可能会要求报你的姓名,部门的名称,或者公司的名称,一定要避免的是,拿起电话之后,说:“喂,说话。”避免使用不标准的用语。
  
  要注意声音的控制。我们在社交活动当中,面对面地进行交流,可以充分地利用你的肢体语言来表达你要传达的这种职业表现,而电话只能听到你的声音,没法表达你的肢体语言,所以在这个时候要特别的注意自己的声音、语速,以及准确表达。
  
  2.主动拨打
  
  主动拨打电话的时候,也就是电话拜访的时候,需要注意什么问题呢?
  
  在主动拨打电话之前,先打一个腹稿,有所准备,这样可以节省打电话的时间,同时这也是一个非常好的商务习惯。因为你并不知道接电话的人正在忙什么,在通话之前做到心里有数,可以有效地节省时间,并能够提高电话沟通的效率。
  
  腹稿打好之后,应该做一个简单的寒暄,然后迅速直奔主题,不要闲聊天,东拉西扯,偏离你要表达的主要意思。
  
  3.其他电话礼仪
  
  通结束时要有所提示,如:再见、咱们下次再谈等。
  
  还有一方面是日常的商务活动中容易忽略的,就是在正常情况下先听到对方挂断电话之后,我们再挂断电话,这是一个很好的商务礼仪的表现。
  
  同时在用电话进行沟通的时候,一般应该把时间控制在3分钟以内,最长也不要超过5分钟。即便这一次沟通没有完全表达出你的意思,最好约定下次打电话的时间或面谈的时间,而避免在电话中占用的时间过长。
  
  电话礼仪 
  ·电话铃响,迅速接听,首先“自报家门” 
  ·迅速给出答案:回答、拒绝或转其他同事 
  ·适当记录细节 
  ·拨通前先打好腹稿 
  ·迅速切入主题 
  ·使用电话敬语 
  ·等对方挂断后再挂电话 
  ·同事不在时帮助接听电话,并留言记录
  ·电话时间控制在3分钟以内,最长不超过5分钟 

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